关于做好2018届毕业生档案 封档工作安排的通知

各二级学院：
为了在各毕业生离校前做好2018届毕业生档案工作，保证毕业生档案的完整性和严肃性，现就我校2018届毕业生档案封档工作通知如下：
一、筛选档案
1、合格档案：取得毕业资格且必备材料齐全的档案。
2、不合格档案：未取得毕业资格（以教务处报送毕业生数据为准）或必备材料不齐全的档案。不合格档案一律不予封档。
二、材料的收集、审核、整理、归档
1、必备材料收集：中学档案、高等学校学生体格检查表、团员档案、正式党员档案、奖罚材料、高等学校毕业生登记表、学生学籍卡、学业成绩表、毕业生就业报到证（副联）。（注：预备党员档案不放入学生学籍档案）
2、审核：1)高等学校毕业生登记表中“二级学院鉴定”栏目由各二级学院领导审核并鉴定，“学院意见”由二级学院统一交到党政办加盖学院公章；2)学生学籍卡由各二级学院教学秘书提供，“毕业论文（设计）”栏由指导教师填写并签名，毕业审查意见由教务处填写，需盖教务处印章、学院印章、院长印章；3)学业成绩表需盖教务处印章、二级学院印章、学院印章及审核人签名;4)报到证的报到单位须经学生认真核实，确认无误。
3、整理、归档：材料审核通过后，整理应根据档案袋材料目录顺序排放，将所有材料归档，以备封档及盖章。
三、封档要求
1、档案要求必备的材料请及时敦促学生补全方可封档（详细见2018届毕业生档案整理要求）；
2、领取结业证或未能及时毕业的学生档案不给予封档（依据教务处报送毕业生数据为准）；
3、档案袋“材料目录”栏根据材料内容如实填写；
4、档案袋正面左侧帖贴学生基本信息条，信息条内容来自《合格学籍档案邮寄备案表》或《专升本学籍档案邮寄备案表》。
5、成立检查小组，确保每份档案材料的准确性；
6、封条距档案袋上下封口边沿1－2CM距离，便于加盖公章时戳印对封条和档案袋的连接性，以确保档案密封性；
7、档案整理完毕后（封档前）请致电学生工作处前往抽查，抽查截止时间为6月20日（以学院为单位抽查）。（注：抽查时请各二级学院准备好纸质版《毕业生学籍档案汇总表》、《不合格学籍档案汇总表》及《专升本学籍档案汇总表》）
四、封档及提交
1、6月25日前封档，封档公章的使用时间按各二级学院封档进程安排。涉及到特殊情况的学籍档案，可延期封档；
2、6月28日前提交档案（以学院为单位提交档案），按照《合格学籍档案邮寄备案表》及《专升本学籍档案邮寄备案表》、《不合格学籍档案汇总表》类别上交学生档案，并分别按照表格顺序排序，整编。
3、提交电子版和纸质版表格（以学院为单位提交电子表格）（详细见2018届毕业生档案整理要求）。
五、其它
1、告知档案须寄存学校的学生在6月25-28日到学生工作处签订寄存协议。
2、做好档案作用的宣传，并通知毕业生于当年的9月份前往毕业生就业报到证的报到地址报到，了解档案的转递状况。