一、 筛选档案
1、 合格档案：取得毕业资格且必备材料齐全的档案。
2、 不合格档案：未取得毕业资格（以教务处报送毕业生数据为准）或必备材料不齐全的档案。不合格档案一律不予封档。
二、 材料的收集、审核、整理、归档
1、 必备材料收集：中学档案、高等学校学生体格检查表、团员档案、正式党员档案、奖罚材料、高等学校毕业生登记表、学生学籍卡、学业成绩表、毕业生就业报到证（副联）。
2、 审核：1)高等学校毕业生登记表中“学校组织意见”栏目由各二级学院审核并鉴定，“学校组织意见”填写完毕后统一到党政办加盖学院公章；2)学生学籍卡由各二级学院教学秘书提供，“毕业论文（设计）”栏由指导教师填写并签名，毕业审查意见由教务处填写，需盖教务处印章、学院印章、院长印章；3)学业成绩表需盖教务处印章、二级学院印章、学院印章及审核人签名;4)报到证的报到单位须经学生认真核实，确认无误。若报到证改派或改错，请于6月28日前及时联系学生工作处做好登记工作，以免错发档案，逾期自理。
3、 整理、归档：材料审核通过后，整理应根据档案袋材料目录顺序排放，将所有材料归档，以备封档及盖章。
三、 封档要求
1、 档案要求必备的材料请及时敦促学生补全方可封档，否则学生需提交纸质版的说明，放入档案中才能封档。说明内容包括：本人因**（原因）造成如下**(材料) 缺失，请给予封档，自愿承担一切后果，本人签名”。封档后一概不受理档案补全工作；
2、 领取结业证或未能及时毕业的学生档案不给予封档（依据教务处报送毕业生数据为准）；
3、 档案袋“材料目录”栏根据材料内容如实填写；
4、 档案袋正面左侧帖贴《学生基本信息条》；
5、 成立检查小组，确保每份档案材料的准确性；
6、 封条距档案袋上下封口边沿1－2CM距离，便于加盖公章时戳印对封条和档案袋的连接性，以确保档案密封性；
7、 合格档案在封档前请致电学工处综合管理科前往抽查。
四、 封档及提交
1、 6月28日前封档，封档公章的使用时间按各二级学院封档进程安排。涉及到特殊情况的学籍档案，可延期封档；
2、 6月30日前提交档案，档案以班级为单位，以各二级学院2013级报到地址表排序，整编。
3、 专升本（不包括函授本科）、海口、文昌、琼海、定安籍毕业生档案以全年级为单位整编。并附上完整版《班级学生档案入库登记表》。
4、 不合格档案以全年级为单位整编，并附上《不合格档案登记表》。
五、 其它
1、 告知档案须寄存学校的学生在6月28日前到学生工作处签订寄存协议。
2、 做好档案作用的宣传，并通知毕业生于当年的9月份前往毕业生就业报到证的报到地址报到，了解档案的转递状况（快递单查询有限期为一年），如查询不到，请进入我院“学工在线”网页，登录“档案管理”，找到个人档案邮寄的快递单号进行查询。
学生工作处
二〇一六年六月十四日
