一、领取学生档案袋 每年国庆放假回校的第一个星期内。
二、新生档案的建档工作
1、收集与整理新生档案材料
①中学档案（招生就业办或学生自带）
②入团志愿书（二级学院）（必须归档）
③新生录取花名单（招生就业办）（必须归档）
④新生入学登记表（学生处）（必须归档）
⑤高等学校学生体格检查表（校医室）（必须归档）
2、填写新生个人档案袋封皮（一人一份）
3、填写并打印《班级学生档案入库登记表》（学生工作处提供 统一模板，登记表将随班级档案库保存）
4、档案袋按班级、学号从小到大排列入库，并附上《班级学生 档案入库登记表》
5、当年 12 月份前完成新生档案的入库工作
6、12 月份接受校级检查
三、毕业生档案的转递工作
1、收集与整理毕业生档案材料
①高等学校毕业生登记表（学生处）（必须归档）
②个人荣誉登记表（学生处）（必须归档）
③处分材料（解除处分材料）（学生处）（必须归档）
④学生学籍卡（教务处）（必须归档）
⑤学业成绩表（教务处）（必须归档）
⑥大学生体育合格登记卡（公共教学部）
⑦正式党员档案（组织人事处）（必须归档）
⑧毕业生报到通知书（副联）（招生就业办）（必须归档）
2、材料入库 检查材料内容的完整性；组织审查鉴定盖章的完整性；归档核对的准确性；不得利用工作之便擅自抽出、销毁、伪造、涂改学生档案材料，违者必究。
3、每年的 7 月前完成毕业生档案的封档工作，7 月份接受学校 的抽查。
4、每年 7 月或 8 月份，学生工作处以“EMS 标准快递”方式转 递毕业生档案。
5、学生 10月前往生源地派遣单位查询档案（有限期为一年）， 如查询不到，请进入我校“学工在线”网页，登录“档案管理”，找到个人档案邮寄的“EMS 标准快递号和时间”，致电 EMS 标准快递进 行查询。
6、委托暂时保管的，与学生处签订协议，并告知 2 年内转出， 否则无条件将其档案寄往生源地的人事部门。
7、档案手写材料必须为黑色墨水填写。带班辅导员是班级学生档案的主要建设人。
