海南经贸职业技术学院·学生工作处
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海南经贸职业技术学院学生档案建档流程说明

来源:海南经贸职业技术学院·学生工作处  日期:2019-04-10 15:59:41  点击:801  属于:档案管理
一、领取学生档案袋 每年国庆放假回校的第一个星期内。
 
二、新生档案的建档工作 
1、收集与整理新生档案材料
①中学档案(招生就业办或学生自带)
②入团志愿书(二级学院)(必须归档)
③新生录取花名单(招生就业办)(必须归档)
④新生入学登记表(学生处)(必须归档)
⑤高等学校学生体格检查表(校医室)(必须归档)
2、填写新生个人档案袋封皮(一人一份)
3、填写并打印《班级学生档案入库登记表》(学生工作处提供 统一模板,登记表将随班级档案库保存)
4、档案袋按班级、学号从小到大排列入库,并附上《班级学生 档案入库登记表》
5、当年 12 月份前完成新生档案的入库工作
6、12 月份接受校级检查
 
三、毕业生档案的转递工作 
1、收集与整理毕业生档案材料
①高等学校毕业生登记表(学生处)(必须归档)
②个人荣誉登记表(学生处)(必须归档)
③处分材料(解除处分材料)(学生处)(必须归档)
④学生学籍卡(教务处)(必须归档)
⑤学业成绩表(教务处)(必须归档)
⑥大学生体育合格登记卡(公共教学部)
⑦正式党员档案(组织人事处)(必须归档)
⑧毕业生报到通知书(副联)(招生就业办)(必须归档)
2、材料入库 检查材料内容的完整性;组织审查鉴定盖章的完整性;归档核对的准确性;不得利用工作之便擅自抽出、销毁、伪造、涂改学生档案材料,违者必究。
3、每年的 7 月前完成毕业生档案的封档工作,7 月份接受学校 的抽查。
4、每年 7 月或 8 月份,学生工作处以“EMS 标准快递”方式转 递毕业生档案。
5、学生 10月前往生源地派遣单位查询档案(有限期为一年), 如查询不到,请进入我校“学工在线”网页,登录“档案管理”,找到个人档案邮寄的“EMS 标准快递号和时间”,致电 EMS 标准快递进 行查询。
6、委托暂时保管的,与学生处签订协议,并告知 2 年内转出, 否则无条件将其档案寄往生源地的人事部门。
7、档案手写材料必须为黑色墨水填写。带班辅导员是班级学生档案的主要建设人。
 
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